Als ondernemer kun je de boekhouding soms als een zware taak zien. Het houd je weg van de dagelijkse werkzaamheden en kan soms zelfs best intimiderend voelen. Toch hoeft dit niet zo te zijn. Je kunt je boekhouding automatiseren waardoor je minder kans op fouten hebt en er ook nog eens minder tijd aan kwijt bent. Met de tips uit dit artikel weet je straks precies hoe jij zoveel mogelijk tijd kunt besteden aan je core business en toch je boekhouding op orde hebt.
1. Koppel je administratieve systeem aan een elektronische factuurverwerking
Het is sowieso handig om een boekhoudprogramma als AFAS of Exact te gebruiken voor het beheren en automatiseren van al je bedrijfsprocessen. Vervolgens kun je daar een factuur matching systeem aan koppelen zodat de binnenkomende inkoopfacturen automatisch omgezet worden. Dit maakt de kans op fouten een stuk kleiner én de facturen worden automatisch aan de juiste bestellingen gematcht. De matching werkt als volgt: door middel van kleurcodes worden eventuele afwijkingen aangegeven.
2. Werk papierloos
Probeer zoveel mogelijk papierloos en dus digitaal te werken. Fiscale documenten moet je minimaal 7 jaar bewaren en dat kan behoorlijk wat ruimte in je kasten vragen. Natuurlijk kun je een brandveilige kluis aanschaffen, maar de kans dat daar al je fiscale documenten inpassen is wellicht wat aan de kleine kant. Sla je back-ups op een flash drive op of overweeg een off-site fysieke of online opslag.
Door papierloos te werken worden je processen beter en efficiënter ingericht. Je kunt sneller je bestellingen verwerken en dus meer tijd besteden aan je core business. Daarnaast voorkom je ook nog eens menselijke fouten doordat de invoer van gegevens geautomatiseerd wordt. Als laatst, maar zeker niet het minst belangrijk, is papierloos werken ook nog eens beter voor het milieu.
3. Hulp vragen bij je administratie
Start je net met je bedrijf? Dat moet je ervoor zorgen dat je de administratie goed inricht. Begin hier op tijd mee en houd rekening met de Belastingdienst. Het is handig, maar niet verplicht, om een zakelijke rekening te openen. Zo houd je privé en werk goed gescheiden. Je kunt je boekhoudpakket aan je zakelijke rekening koppelen. Om goed zicht te houden op je boekhouding is het verstandig om een vast moment in de week te prikken voor je administratie. Zo blijf je goed bij.
Kom je er niet helemaal uit of wil je de administratie graag digitaliseren en tijd én geld besparen? Dan kun je contact opnemen met whitevision.nl en bekijken welke toepassingen en mogelijkheden er voor jou en je onderneming zijn.
